行政办公室

        行政办公室是图书馆行政管理的综合办事部门,其主要职能包括:负责学校和馆务会议有关决定的落实和督办;负责与学校各职能部处以及其它各部门工作的联系与协调;负责馆内各部门业务工作的协调;负责馆内有关规章制度的组织实施;协助馆领导做好有关报告、总结等文字工作;负责各类公文的运转、文书立卷归档、档案管理、印章管理等;负责全馆对外宣传和信息汇总;负责读者意见的整理、协调与反馈工作,做好来信来访的接待与协调;负责图书馆人事、财务、离退休、勤工助学等各项工作的管理;负责图书馆消防、交通、治安保卫等工作;负责馆舍建筑的维护和修缮,馆内设施设备的管理与正常运行,维护图书馆清洁卫生和绿化美化;负责办公家具、办公设备及用品的购买、调配与日常维护;负责公用车辆的管理、调配以及维护保养工作;负责全校文献资源的国有资产登记工作;负责图书馆接收赠书的管理工作。

业务办公室

        业务办公室是协助图书馆领导班子进行图书馆业务研究的部门。其主要职能包括:组织开展图书馆业务理论和实践的前沿追踪和态势分析,为图书馆业务发展提供决策支持;配合学校科研管理部门做好科研立项等相关工作;组织开展学术研究和交流活动;图书馆馆史和大事记的归纳和研究整理;上级单位和图书馆领导交办的其他工作。

资源建设部

        资源建设部是协助图书馆资源建设委员会完成全馆资源建设及评估工作的执行部门。其主要职责包括:负责制定图书馆中长期文献资源发展规划,建设具有本校特色的馆藏体系;负责全馆资源建设的整体流程、规章制度、采购原则的制定;负责图书馆硬件设备、软件系统及家具项目的申请和采购工作;负责试用数据库开通和评价相关工作;负责编制年度预算和采购计划并组织实施;负责跟踪馆藏资源利用情况,优化馆藏资源配置。

采编部

        采编部负责图书馆中外文图书的采访、加工和分编工作,根据工作性质分为采访组、编目组。采访组根据学校教学、科研的需求和每年经费情况制定采购计划,采购中外文图书,并适当采购光盘、标准、产品样本等资料,完成每年全馆图书的采购任务,并负责到馆图书的验收。编目组对验收后的图书进行加工、分类和编目,将图书信息输入书目数据库,经审校后送入馆藏。图书采编工作是图书馆图书收藏、阅览和流通工作的基础和保障。

技术部

        技术部是图书馆现代化管理的中枢,主要负责全馆计算机系统及网络的建设工作、各部门应用子系统及各数据库的维护工作,以保证全馆各个部门业务工作的正常运行。同时技术部还负责图书馆相关软件的开发工作,以满足现代化管理的需要。

信息咨询部(一二区)

        信息咨询部在为领导决策、科研立项、成果鉴定、课题查新、网上信息查询提供信息检索咨询服务。服务内容包括:科技查新、代查代检、SCI/EI检索咨询及认证、数据库开发引进及使用、网络信息导航、国内外文献传递、科技信息检索教学与培训、信息咨询服务、自建数据库建设、电子阅览、参考工具书阅览等服务。 另外,二校区信息咨询部还负责接收纸质本与电子版博硕士学位论文的接收、审核、网上发布及提交指导。

读者服务部(一二区)

        图书借阅部负责图书馆图书的借阅和归还工作,实行藏、借、阅一体化管理,即各室既是该类图书的藏书库,又是该类图书的阅览室同时又承担着该类书的借还工作,打破了传统图书馆的藏借阅分离现象,是一种现代化图书馆管理的方式。图书借阅部实行全部开架,便于读者自由选书,书架旁设有阅览桌椅供读者利用,各室出口直接办理借书手续。图书借阅部还负责办理读者借书证、预约借书、馆际互借等业务。

阅读推广部

        阅读推广部主要负责图书馆中外文样本阅览室的管理、外借服务以及研究间的管理工作,中外文报刊的管理工作,信息共享空间的管理工作和图书馆的阅读推广工作。包括图书馆三个校区的文献资源的推广工作,图书馆的对外宣传和文化建设推广,主要工作职责包括各种读者活动的策划宣传和组织工作,各种展览工作,图书推荐工作,微信平台的管理工作和志愿者的管理工作。

CALIS省中心办公室

         CALIS中心:“中国高等教育文献保障体系”(CALIS)是“211工程”的公共服务体系项目,其目标是依托“中国教育科研网”(CERNET),本着“整体规划,合理布局,相对集中,联合保障”的建设方针,建立中国高校学术信息的共建、共知、共享体系,推进中国高等教育资源的合理化配置,深化资源的有效开发利用,为高等教育的科学研究提供有力的文献保障。1998年底,随着国家立项审批的完成和经费到位,CALIS正式起动,各项建设全面铺开。1999年10月,国家教育部高教司批准CALIS管理中心上报的 “关于在哈尔滨工业大学增设‘东北地区文献信息服务中心’的请示,11月25日国家计委社会发展司下发关于同意增设“东北地区国防文献信息服务中心”的函。该中心即具有学科中心的特点,又是东北地区文献信息中心重要组成部分,它将发挥其国防工程文献优势,为国防工程学科服务,为东北地区“211工程”院校服务。“九五”期间该中心主要建设任务是:购置必要的网络服务设备,完成与重要国防研究机构信息服务系统的联网,按照CALIS项目的统一要求进行高校书刊联合编目、引进和建设国防工程特色数据库。为实现“211工程”总体建设目标打下坚实的基础。

图书馆建筑分馆

        图书馆建筑分馆土木楼借阅部是涵盖期刊和图书借阅的综合性借阅部门。负责有关土木建筑学科方面文献的借阅和归还工作及阅览管理工作。借阅部实行全部开架,便于读者自由选书,各室出口直接办理借书手续。

知识产权信息服务中心

        哈工大知识产权信息服务中心是国家知识产权局办公室、教育部办公厅联合审批的首批23家高校国家知识产权信息服务中心之一,为校内外知识产权的创造、运用、保护和管理提供全流程的服务,支撑学校协同创新和优势学科建设,促进学校科技成果转化。服务内容包括:知识产权信息素养教育、专利检索分析、专利竞争力分析、专利宣传与知识产权相关问题咨询、知识产权数据库建设、国防及普通专利撰写与申请指导等。